Retningslinjer for statstilskudd til krisesentre 2009

6. februar 2009. Rundskriv fra Arnie Hole og Margaret Sandvik i barne- og likestillingsdepartementet. Full tittel: "Retningslinjer for statstilskudd til krisesentre og voldtektssentre i 2009".

I dette rundskrivet gir Barne- og likestillingsdepartementet retningslinjer for statstilskudd til krisesentre og voldtektssentre i 2009. Rundskrivet erstatter fjorårets rundskriv Q-1/2008.

1 De viktigste endringene i forhold til fjorårets rundskriv

Årets rundskriv inneholder enkelte endringer i forhold til rundskrivet for 2008. Det som er nytt er en understreking av at krisesentrene skal være tilgjengelige 24 timer i døgnet hele året, jamfør punkt 3. I punkt 4.3 presiseres det hvilke krav som stilles til søknader om forhåndsgodkjenning av nye sentre, nybygg, flytting til nye lokaler og utbygging/større utbedringer av eksisterende lokaler og hvordan disse skal håndteres. Det presiseres at BUFdir skal kontrollere budsjettet som er godkjent av vertskommunen. Videre at sentrene skal ha en effektiv og god drift. Det skal innhentes konkurrerende tilbud før større eller regelmessige anskaffelser. Regnskapsførte kostnader skal ha en klar sammenheng med senterets formål. Pris- og lønnsjusteringen for 2009 er 4,4 prosent (jf. punkt 5.4).

Nytt i rundskrivet for 2009 er også en klargjøring av hvordan regnskapet skal føres i de tilfeller der krisesentre og incestsentre er samlokalisert. Det skal da fastsettes fordelingsnøkler for regnskapspostene som gjenspeiler en faktisk fordeling mellom krisesenter og incestsenter. Fordelingsnøklene skal vurderes årlig og prinsippene for fordelingen skal omtales i note til regnskapet (jf. punkt 5.4). For øvrig er det foretatt enkelte mindre omredigeringer av rundskrivet for å bedre strukturen.

2 Mål med tilskuddsordningen

Tilskuddsordningen skal sikre driften av landets krisesentre og voldtektssentre, slik at ofre for vold i nære relasjoner og voldtekt får et tilbud om hjelp og støtte. Målet med tilskuddsordningen er krisesentre og voldtektssentre med god kvalitet og tilgjengelighet for brukerne. Sentrene skal være gode tilbud også for brukere med særlige behov. Krisesentrene må være tilrettelagte for alle aktuelle brukergrupper, herunder kvinner med nedsatt funksjonsevne, kvinner med etnisk minoritetsbakgrunn og barn som kommer til krisesenteret sammen med omsorgsperson.

3 Hvilke tiltak omfattes av tilskuddsordningen

Tilskuddsordningen omfatter krisesentre og voldtektssentre. Krisesentre og voldtektssentre er viktige supplement til det offentlige hjelpeapparatet. Sentrene skal være lavterskeltilbud, uten krav til henvisning. Voldtektssentrene gir råd, støtte og veiledning til personer som har vært utsatt for voldtekt og deres pårørende og tilbyr blant annet deltakelse i selvhjelpsgrupper. Krisesentrene gir råd, støtte og veiledning til personer som har vært utsatt for vold i nære relasjoner. Videre tilbyr krisesentrene voldsutsatte og deres barn et midlertidig botilbud på sentrene. For å komme inn under tilskuddsordningen må senteret være etablert og drevet som eget tiltak med eget budsjett og regnskap.

Tiltak som i hovedsak retter seg mot mer generelle problemer i samlivet eller ved samlivsbrudd, faller utenfor ordningen. Dette kan for eksempel være rådgivning i forbindelse med separasjon og skilsmisse, barnefordeling, samvær med barn og økonomiske forhold. Ordningen omfatter heller ikke tiltak for voldsutøvere.

4 Nærmere om tilskuddsordningen

4.1 Generelt

Statstilskuddet til krisesentrene og voldtektssentrene er øremerket og blir bevilget over statsbudsjettet kapittel 840 post 60. Tilskudd fra kommuner, og eventuelt fra fylkeskommuner og helseforetak, skal til sammen dekke 20 prosent av driftsutgiftene og utløser et statlig tilskudd på 80 prosent. Private gaver til senteret utløser ikke statstilskudd. Søknad om statstilskudd skal fremmes av vertskommunen på søknadsskjema Q-0283 og sendes til BUFdir. Frist for å søke om statstilskudd for 2009 er 1. april 2009.

4.2 Kontroll

Tilskuddsmidlene skal nyttes i henhold til godkjent budsjett. BUFdir og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at tilskuddsmidlene nyttes etter forutsetningene, jf. bevilgningsreglementet §10 annet ledd og riksrevisjonsloven § 12 tredje ledd. Dersom senteret eller noen på dets vegne gir ufullstendige eller ukorrekte opplysninger i forbindelse med søknad om tilskudd, og dette medfører at tilskudd utbetales uberettiget eller med for stort beløp, kan tilskuddet helt eller delvis kreves tilbakebetalt. Dersom det utbetales for høyt tilskudd på grunn av feilaktige beregninger fra tilskuddsmyndighetenes side, kan den uberettigede delen kreves tilbakebetalt. Dersom midlene ikke brukes etter forutsetningene, kan tilskuddet helt eller delvis kreves tilbakebetalt, eller bli redusert påfølgende år. For mye utbetalt statstilskudd i tilskuddsåret vil normalt bli motregnet i neste års tilskuddsutbetalinger for 3. og 4. kvartal. Hvis det i løpet av året er behov for å gjøre større omdisponeringer i forhold til opprinnelig budsjett, skal dette godkjennes på forhånd av vertskommunen. Større omdisponeringer, i størrelsesorden 100 000 kroner og oppover, krever forhåndsgodkjenning av Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Frist for å søke direktoratet om omdisponering av tilskuddsmidler er 1. september. Revidert budsjett skal følge som vedlegg til slik søknad.

4.3 Forhåndsgodkjenning av nye sentre, nybygg, nye lokaler og utbygging/utbedring av lokaler

Ved planlegging av nye krisesentre, oppføring av nye bygg og utbygging/større utbedringer av lokaler skal vertskommunen søke Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet om forhåndsgodkjenning. Dette gjelder også flytting til nye lokaler som medfører økte kostnader. En søknad om forhåndsgodkjenning skal inneholde en behovsanalyse, en kostnadsanalyse og annet underlagsmateriale som kan synliggjøre behovet for et nytt senter, nybygg eller utbygging/større utbedringer av lokaler. Det skal dokumenteres at merkostnadene er nødvendige og adekvate sett i forhold til det eksisterende og planlagte tilbudet. Lokalene det søkes om forhåndsgodkjenning til skal utelukkende anvendes til virksomhet som gir grunnlag for statstilskudd etter gjeldende rundskriv. Bruken av senteret (kapasitetsutnyttelse), innbyggertall i nedslagsfeltet, lokalisering, geografisk tilgjengelighet/reisetid, fysisk sikring av lokaler, samt tilrettelegging for barn, personer med nedsatt funksjonsevne og kvinner med etnisk minoritetsbakgrunn er her viktige vurderingskriterier.

4.4 Finansiering av nybygg og utbygging/utbedring av lokaler

Til større investeringer i forbindelse med nybygg, utbygging eller rehabilitering skal statens andel ikke utbetales som et engangsbeløp. Statlig medvirkning forutsetter at finansieringen skjer ved låneopptak. Låneopptaket skal godkjennes av vertskommunen. Utgiftene til renter og avdrag skal innarbeides i senterets kostnader, og vil således bli dekket på samme måte som senterets øvrige driftsutgifter med 20 prosent fra kommunene og 80 prosent fra staten. Utgifter til avskrivning blir ikke dekket.

Dersom det gis statlig tilskudd til dekning av låneutgifter i forbindelse med nytt bygg eller omfattende rehabilitering av eksisterende bygg, jf. forrige avsnitt, skal det tas forbehold om at lokalene skal nyttes til formålet (krisesenter- eller voldtektssentervirksomhet) i en periode på inntil 30 år. En forholdsmessig andel av tilskuddet til avdrag skal betales tilbake dersom lokalene likevel nyttes til formålet i mindre enn 30 år.

Dersom investering i lokaler er forhåndsgodkjent, jf. punkt 4.3, kan det tas opp lån i Husbanken eller i annen bank. Det vises til Husbankens ordning med utbedringslån, som kan bidra til å øke standard og kvalitet på krisesentrenes lokaler for å møte behovet til særskilte brukergrupper som barn, kvinner med etnisk minoritetsbakgrunn og kvinner med nedsatt funksjonsevne.

5 Krav til sentrene som omfattes av tilskuddsordningen

5.1 Generelt

Hvert senter skal ha en vertskommune. Senteret kan være organisert av en kommune eller flere kommuner i fellesskap, eller av privatpersoner eller organisasjoner i nært samarbeid med en eller flere kommuner. Krisesentrene skal legges best mulig til rette for alle aktuelle brukergrupper, herunder kvinner med etnisk minoritetsbakgrunn, kvinner med nedsatt funksjonsevne og barn som kommer til krisesenteret sammen med sine omsorgspersoner. Dette gjelder blant annet fysisk tilrettelegging, kompetanse, informasjon om og innhold i tilbudet. Krisesentrene skal være tilgjengelige 24 timer i døgnet hele året. Det er ikke tillatt å kreve betaling av beboerne, utover eventuelt et mindre beløp til dekning av matutgifter og liknende. Verken sentre eller kommuner kan kreve gjestedøgnsbetaling. Senteret må dekke kostnadene ved en kvinnes opphold, uavhengig av hvilken kommune kvinnen er registrert bosatt i.

5.2 Taushetsplikt, opplysningsplikt og registrering/lagring av personopplysninger

Brukerne har rett til å være anonyme overfor hverandre og senterets medarbeidere. Daglig leder skal imidlertid vite hvem alle brukerne er. Alle som arbeider på krisesentre og voldtektssentre skal ha taushetsplikt og må undertegne taushetsløfte. For sentre drevet av offentlig myndighet er taushetsplikten regulert i lov. Private sentre regulerer taushetsplikten i avtale (erklæring om taushetsplikt). Unntak fra taushetsplikten skal ikke være mer omfattende enn den opplysningsplikten krisesentrene har til barnevernet, jf. nedenfor. Medarbeidere ved sentre drevet av offentlig myndighet har opplysningsplikt til barnevernet etter lov om barneverntjenester § 6-4. Medarbeidere ved private krisesentre har opplysningsplikt til barnevernet etter lov om barneverntjenester § 6-4 a. Plikten påligger den enkelte medarbeider, men det kan være hensiktsmessig at det etableres praktiske rutiner som innebærer at opplysninger til barneverntjenesten formidles gjennom daglig leder. Brukerne skal underrettes om opplysningsplikten.

Daglig leder skal påse at personopplysninger behandles i samsvar med personopplysningsloven. Sentre som ønsker å registrere og lagre opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner (personopplysninger) skal ha konsesjon fra Datatilsynet. Dette gjelder enten opplysningene registreres elektronisk eller på annen måte dersom opplysningene skal inngå i et personregister. Personopplysninger kan bare behandles, herunder registreres og lagres, dersom den det gjelder samtykker i dette, eller det finnes annet lovlig grunnlag. Registrering av opplysninger til statistisk bruk, og som ikke kan knyttes til enkeltpersoner, er ikke konsesjons- eller meldepliktig. Slike registreringer må holdes atskilt fra eventuelle personregistre.

5.3 Søknad om statstilskudd

Ved søknad om statstilskudd skal skjema Q-0283 nyttes. Grunnlaget for statstilskudd består av totale utgifter i 2009, fratrukket eventuelle avskrivninger, eventuelle inntekter og et eventuelt overskudd i 2008, og tillagt avdrag på lån, jf. søknadsskjemaets veiledning. På søknadsskjemaets inntektsside skal det føres opp kommunale tilskudd, eventuelle tilskudd fra helseforetak og fylkeskommune, og forventet statstilskudd i 2009. Søknad om statstilskudd skal sendes til vertskommunen. Søknaden om statstilskudd skal inneholde opplysninger om antall fast ansatte medarbeidere, årslønn inklusive sosiale utgifter, samt antall deltidsansatte med timelønn inklusive sosiale utgifter. Søknaden skal også inneholde en oversikt over styrehonorarer. Senteret skal legge ved underdokumentasjon når det gjelder store utgiftsposter som personalkostnader, husleie etc.

5.4 Budsjett og regnskap

Hvert senter skal utarbeide et detaljert periodisert driftsbudsjett som viser alle inntekter og utgifter i budsjettåret. Budsjettet skal godkjennes av vertskommunen og kontrolleres av Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Sentrene skal ha en effektiv og god drift. Det skal innhentes konkurrerende tilbud før større eller regelmessige anskaffelser. Regnskapsførte kostnader skal ha en klar sammenheng med senterets formål. Årlig pris- og lønnsjustering skal i utgangspunktet være rammen for senterets økning i budsjettet. Pris- og lønnsjusteringen for 2009 er 4,4 prosent. Dersom det er behov for budsjettøkning ut over dette for å nå målet om at krisesenteret skal være tilgjengelig og tilrettelagt for alle aktuelle brukergrupper, skal det begrunnes og redegjøres for særskilt. Dette skal legges ved søknaden om statstilskudd som sendes til vertskommunen.

Hvert senter skal utarbeide et detaljert regnskap som viser alle inntekter og utgifter i regnskapsåret. Regnskapsoppstillingen skal så langt som mulig følge Norsk Standard 4102 (grunnkontoramme og regnskapsoppstilling). Sentrene skal følge regnskapsloven og bokføringsloven, dersom ikke annet følger av lov. Notene til regnskapet skal opplyse hvilke regnskapsprinsipper som følges. Eventuelle avvik fra godkjent budsjett skal redegjøres for i kommentarer til årsregnskapet. Budsjett og resultatregnskap skal følge samme oppstilling. Budsjett for året det søkes tilskudd for, regnskap med noter og revisjonsberetning for foregående år skal legges ved søknad om statstilskudd. Likeledes skal saldobalansen for foregående år legges ved søknad om statstilskudd. Hvert senter skal sende inn halvårlig regnskapsrapport, som er sammenstilt med godkjent budsjett, til vertskommunen. Ved vesentlig avvik mellom budsjett og halvårsresultat skal vertskommunen innhente forklaring fra senteret, og eventuelt rapportere videre til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Det vises til pkt. 4.2 om at større omdisponeringer skal forhåndsgodkjennes. I de tilfeller der krise- og incestsentre er samlokalisert skal det fastsettes fordelingsnøkler for regnskapspostene som gjenspeiler en faktisk fordeling mellom krisesenter og incestsenter. Fordelingsnøklene skal vurderes årlig og prinsippene for fordelingen skal omtales i note til regnskapet.

5.5 Årsrapport og statistikk

Det er et krav at hvert enkelt senter utarbeider årsrapport for virksomheten, inkludert en generell beskrivelse av virksomheten i året som gikk. Årsrapporten for 2008 skal sendes til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet og vertskommunen innen 1. mai 2009. Årsrapporten skal utarbeides etter mal som blir gitt av direktoratet. I årsrapporten skal senteret blant annet beskrive hvordan senteret har fulgt opp målet om at sentrene skal være tilgjengelige og tilrettelagte for alle aktuelle brukergrupper, herunder barn, kvinner med nedsatt funksjonsevne og kvinner med etnisk minoritetsbakgrunn. Krisesentrene skal redegjøre for hvordan opplysningsplikten til barnevernet blir fulgt opp.

I årsrapporten skal det fremgå om vertskommunen gjorde det kjent for senteret at vertskommunen kan bistå senteret i krevende og vanskelige saker. Det skal også fremgå om senteret i løpet av året ba vertskommunen om bistand til håndtering av slike saker, om vertskommunen i så fall ga slik bistand og om senteret oppfattet dette som tilstrekkelig. Det er en forutsetning for å motta statstilskudd at krisesentrene benytter godkjente registreringsskjemaer, og følger rutiner for registrering og innrapportering til Sentio Research Norge AS.

6 Vertskommunens oppgaver

6.1 Generelt

Vertskommunen har et særlig ansvar for å følge opp krisesenteret og voldtektssenteret når det gjelder senterets økonomi og drift. Vertskommunen kan eventuelt sette vilkår for tildeling av kommunale tilskuddsmidler. Vilkårene må være rimelige og relevante og ligge innenfor målsettingen med tilskuddsordningen, og det må ses til at det er tilstrekkelige midler til at de kan oppfylles.

6.2 Budsjett og regnskap

Vertskommunen skal sørge for at krisesenteret og voldtektssenteret utarbeider budsjett i henhold til retningslinjene. Ved behov skal vertskommunen bistå senteret i utarbeidelsen av budsjettet, og i utformingen av søknaden om statstilskudd. Vertskommunen skal godkjenne senterets budsjett. Det forutsettes at vertskommunen nøye og detaljert går gjennom senterets budsjettforslag, og i tilfelle uklarheter eller mangler kontakter senteret for avklaringer. Vertskommunen skal legge ved en kort vurdering av budsjettet, sammen med søknaden (med alle vedlegg fra senteret) om statstilskudd. Dersom senteret i sitt budsjettforslag har søkt om midler som overstiger den årlige pris- og lønnsjusteringen (4,4 prosent), skal vertskommunen særskilt vurdere behovet for budsjettøkning. Vertskommunens vurdering skal legges ved søknaden om statstilskudd.

Vertskommunen skal sørge for at hvert senter sender inn til vertskommunen halvårlig regnskapsrapport, som er sammenstilt med godkjent budsjett. Vertskommunen skal gjennomgå regnskapsrapporten. Ved vesentlig avvik mellom periodisert budsjett og halvårsresultat skal vertskommunen innhente forklaring fra senteret, og eventuelt rapportere videre til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet.

Vertskommunen skal sørge for at senterets regnskap for driftsåret 2008 blir attestert av revisor. Det skal framgå av revisjonsberetningen om senteret har mottatt kommunale tilskudd og eventuelt tilskudd fra helseforetak og fylkeskommune i samsvar med det som ble lagt til grunn ved beregning av statstilskuddet. Bidrag fra andre enn kommuner, fylkeskommuner og helseforetak utløser ikke statstilskudd, men disse bidragene skal komme fram i regnskapet. Vertskommunen skal sørge for et regnskapsoppsett som gjør dette kontrollerbart. Eventuelle gratis ytelser som senteret mottar, for eksempel i form av gratis husleie, skal framkomme i kommentar til budsjettet og noter til regnskap.

6.3 Søknad om og overføring av statstilskudd

Vertskommunen skal sende søknad om statstilskudd på søknadsskjema Q-0283 til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Vedlagt søknaden skal det følge godkjent budsjett for senteret for 2009, vedtak om tilskudd fra hver enkelt samarbeidskommune og eventuelle vedtak om tilskudd fra helseforetak/fylkeskommune. Godkjent regnskap og revisjonsberetning for 2008, underskrevet av revisor, skal også vedlegges søknaden. Det samme gjelder dokumentasjon på lån. Jf. søknadsskjemaets veiledning. Vertskommunen skal overføre det øremerkete tilskuddet til krise- eller voldtektssenterets konto umiddelbart etter å ha mottatt tilskuddet fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Vertskommunen skal påse at de øvrige samarbeidskommunene utbetaler tilskuddet til senteret i samsvar med forutsetningen for beregning av statstilskudd.

6.4 Andre oppgaver

Ved opphør av drift av et tiltak i løpet av året skal vertskommunen underrette Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet umiddelbart. Ubenyttet statstilskudd skal betales tilbake til direktoratet. Departementet ber om at vertskommunen veileder og bistår krise- og voldtektssentermedarbeiderne i håndtering av krevende saker. Departementet ber også om at vertskommunen bidrar til at de ansatte sikres støtte og veiledning i håndtering av den psykiske belastningen dette arbeidet innebærer. Vertskommunen skal informere senteret om at kommunen kan bistå senteret i krevende og vanskelige saker.

7 BUFdir sine oppgaver

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet har forvaltningsansvaret for tilskuddsordningen og skal forvalte ordningen på en god og effektiv måte, og i samsvar med økonomiregelverkets krav. Direktoratet skal